关于进一步加强我校政府采购项目需求管理和合同履约验收工作的通知
发布人:系统管理员  发布时间:2016-09-20   浏览次数

 

各院(部)、机关各处室、校直各单位:

为进一步加强采购需求编制、论证等管理工作,进一步规范采购项目合同履约验收工作,加快政府采购项目执行进度,进一步健全学校政府采购内控机制和档案管理制度,根据财购�2016�161号和财购�2016�171号文件精神,结合学校实际,就进一步加强我校政府采购项目需求管理和合同履约验收工作通知如下:

一、政府采购项目需求管理工作

(一)科学合理编制采购需求

1.编制原则

采购项目需求的编制要遵循合理性、明确性、竞争性、厉行节约和政策导向原则。采购需求要切合实际,符合相关法律法规;明确采购项目技术标准和关键参数,力求内容详尽、目标明确、配套资料完整;除有特殊要求外,严禁采购需求倾向特定的供应商;要突出经济性、实用性,需求适度超前,减少重复购置,不准超标准购置;采购需求要充分体现政策导向性,鼓励购买本国产品和节能环保产品。

2.采购需求包含的内容:(详见附件)

(1)采购项目的名称、采购预算、分包情况;

(2)采购标的数量、技术标准、技术规格、服务内容等;

(3)拟设定的供应商资格、技术、商务条件;

(4)拟采用的采购方式;

(5)拟设定的评审方法、因素、标准和定标方法等;

(6)履约时间和方式、验收方法和标准、付款方式等;

(7)合同内容的实质性条款;

(8)其它。

(二)规范采购需求论证行为

1.采购需求论证范围及内容。

(1)论证范围。除下列政府采购项目外,其它政府采购项目应当进行采购需求论证:

①国家、行业有强制标准的采购项目;

②因技术复杂或性质特殊,不能完整、明确列明采购需求,需由供应商提供最终设计方案或解决方案的采购项目;

③按照规定进行批量集中采购、定点采购、网上商城直购的采购项目;

④同一财政年度内已经论证过的相同采购项目;

⑤其它政府采购法律法规等对采购项目采购需求有明确规定的,按照先关规定执行。

(2)论证内容。采购需求论证应当着重以下几个方面内容:

①是否符合政府采购法律法规;

②是否属于政府采购政策扶持范围,包括是否体现鼓励使用本国产品,实现节约能源、保护环境,扶持不发达地区和少数民族地区,促进中小企业、监狱企业发展等目标;

③采购需求是否完整、明确,体现公平竞争的原则;

④采购数量、采购标的功能标准、性能标准、材质标准、安全标准、服务标准以及是否有法律法规规定的强制性标准;

⑤通用办公设备家具是否符合《安徽省省级行政单位通用办公家具配置标准(试行)》。

2.采购需求论证程序。

采购活动开始前,采购需求部门应当科学合理编制采购需求,并把论证报告报国资处(采购办)审核备案。

(1)政府采购项目预算金额小于300万元的采购项目,采购需求单位牵头会同相关部门和专业人员进行需求论证,必要时可征求不少于3家相关供应商、专家意见。教学实验设备须教务处参与论证,科研设备须科技处参与论证。

(2)政府采购项目预算金额300万元(含)以上的采购项目,国资处还需牵头对采购需求部门编制的采购需求组织专家论证,专家组由3人以上单数组成。专家或者专业人员原则上在安徽省政府采购评审专家库中选择,也可以在库外选择但应当具备与评审专家相当的专业水平。工程类项目论证由新建办牵头负责。

(3)严格控制进口产品,规范进口产品专家论证机制。国资处牵头组织专家论证,专家组由5人以上单数组成。不得由产品使用部门指定专家,不得从同一单位聘请专家,论证专家必须具备熟悉采购产品相关专业背景,必须包括1名法律专家。纪委监察处、审计处要全过程监督专家论证工作,支持专家独立论证。专家论证意见要明确规范,不得提前拟定意见请专家签字。论证未获通过的进口产品不予列入采购计划。

3.采购需求论证要求。

(1)采购需求部门是项目论证的责任主体,最终决定是否采纳采购需求论证意见,并承担相应的法律责任。

(2)采购需求编制、论证过程中,不得仅邀请个别供应商或者邀请不具有实质竞争性的供应商征询意见,严禁采购需求倾向特定的供应商。

(3)采购文件公开发布后,潜在供应商提出的符合相关法律法规规定、证据理由充分、有助于项目依法实施的意见和建议,采购需求部门应当采纳并对采购需求文件作出调整,如对意见、建议不予吸纳的也应当说明理由并予以反馈。

二、合同履约验收工作

(一)合同履约

采购需求部门是政府采购项目履约验收的责任主体,负责采购项目的履约验收工作,国资处(采购办)配合、指导、督促合同履约验收工作。任何部门和个人不得擅自变更、中止或者终止合同。

(二)合同验收

采购需求部门需在供应商提请验收申请七个工作日内组织验收工作,大型或复杂的采购项目,必须邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收服务费及验收过程中发生的有关费用不得由供应商支付。参加评标的采购人代表不得参与采购项目验收。纪委监察处、审计处将不定期组织对各采购项目进行检查。

1.货物和服务类政府采购项目验收程序。

(1)成立验收小组,验收工作原则上由采购需求部门会同审计处、财务处、国资处(采购办)和技术专家现场验收。涉及行业主管部门审批的,需邀请行业主管部门参加验收。

(2)验收前采购需求部门会同国资处(采购办)按照招投标文件和合同制定验收程序,填写《安徽中医药大学采购项目验收表》(货物、服务类)。验收标准以招投标文件和合同为依据,如发现问题时,应立即与供货商或施工方交涉,办理补、换、退货或索赔手续。验收合格后,验收人员在《安徽中医药大学采购项目验收表》(货物、服务类)上签字认可,作为付款依据。

(3)单价10万元(含)以上的大型仪器设备开箱验收,采购需求部门应通知国资处(采购办)和校办档案室到场参加;单价10万元以下的大型仪器设备由采购需求部门组织开箱验收。

(4)复杂设备的验收还要包括出厂检验、到货检验、安装和调试、最终验收、培训等伴随服务的验收。

2.工程类政府采购项目验收程序

(1)施工单位向建设单位提交工程竣工报告,申请工程竣工验收。实行监理的工程,工程竣工报告须经总监签署意见。

(2)建设单位收到工程竣工报告后,对符合竣工验收要求的工程,会同审计处、财务处、国资处(采购办)组织勘察、设计、施工、监理等单位和其他有关方面的专家组成验收组,制定验收方案。

(3)验收合格后,验收人员在《安徽中医药大学采购项目验收表》(工程类)上签字认可,作为付款依据。

(三)合同付款

验收合格后,国资处通过外网上传验收报告和合同,财务处应在5个工作日内按照政府采购合同约定及时向供应商支付采购资金。工程项目拨付工程进度款时,建设单位需要提供监理单位的工程进度证明、设备和材料的验收证明和合同,工程竣工验收后拨款时需提供验收报告、审计报告和合同等材料。

为确保资金安全,财政厅严格按照政府采购合同登记备案的相关信息办理采购资金支付。项目资金的收款人、支付合同金额必须与政府采购合同一致。

三、有关要求

1.高度重视采购需求管理工作。国资处(采购办)是学校负责政府采购的专门机构,各采购需求部门要指定专人负责政府采购工作对接,妥善保管采购需求编制和论证资料,并报国资处(采购办)备案。

2.规范合同履约验收工作。为确保资金投入效益和项目建设质量,采购需求部门在合同生效后应负责对该项目合同的履行情况进行跟踪和监督管理,采购需求部门应安排专人作为现场代表,督促、协调供货商或施工方履行合同按时保质完成采购项目。

3.创新政府采购管理工作机制。国资处、财务处要及时发现、修正政府采购管理中存在的问题,进一步建立完善政府采购内控制度和工作会商机制。要层层分解落实采购预算执行责任制,项目到人,责任到人。

4.切实完善政府采购监督机制。纪委监察处要切实履行职责,要结合廉政风险防控工作,梳理采购业务流程,查找廉政风险点,制定防控措施,健全防控制度,强化监督执行。审计处要加强对政府采预算编制执行、招标采购程序执行、采购合同履约验收、采购资金支付等环节的检查。

附件1.省级政府采购项目需求表/.doc

      2.安徽中医药大学采购项目验收表/.doc

                                     安徽中医药大学

2016年7月4日